La gestion des stocks de fournitures de bureau dans une entreprise est une mission importante réalisée par le responsable des services généraux. Ce responsable est à la fois en charge du petit matériel de bureau et autres fournitures et du mobilier de bureau. Cette gestion doit être régulière et précise pour que chaque collaborateur puisse effectuer son travail avec le matériel nécessaire dans les meilleures conditions mais aussi pour que l’entreprise limite les coûts de ce poste de dépenses.
Quels types de fournitures sont nécessaires ?
Dans l’intitulé fournitures, beaucoup de matériel rentre en ligne de compte. C’est par exemple le cas du mobilier de bureau, auquel on ne pense pas forcément. Les bureaux, sièges, rangements, luminaires, poubelles etc… Ce genre de matériel est un poste de dépenses plus important et est renouvelé moins régulièrement. Bien sûr dans les fournitures, on pense aussi à toutes les fournitures administratives telles que le papier et les enveloppes, les cartouches d’encre, les tampons (tampons au nom de l’entreprise, tampons dateurs…), classeurs, cahiers, blocs notes, agendas, petites fournitures (stylos, agrafeuses, ciseaux, colle…) etc… Enfin, et on a tendance à l’oublier, les produits d’hygiène (savon, papier toilette…) et les produits des salles de détente (machine à café, gobelets, eau…) rentrent aussi dans cet intitulé de dépenses pour l’entreprise.
Comment gérer les stocks ?
Pour bien gérer les stocks de ces fournitures, il faut d’abord en faire l’inventaire lorsqu’elles sont achetées. Puis il est nécessaire de maintenir à jour cet inventaire avec ce qui est utilisé et racheté avec les différentes commandes. Quant aux quantités, cela dépend de la taille de l’entreprise et de l’utilisation que les collaborateurs ont de chaque matériel. Il est cependant recommandé de centraliser la gestion de ces fournitures et de regrouper les commandes pour une meilleure gestion. Enfin, il est nécessaire de savoir que comptablement, les fournitures de bureau, et globalement tout ce qui coûte moins de 500€ HT sont des charges, on considère qu’elles sont consommées lors de leur usage. Le mobilier et le matériel de bureau, ainsi que le matériel informatique, eux, sont considérés comme des immobilisations et sont donc enregistré différemment dans la comptabilité de l’entreprise.