La gestion électronique des documents (GED) a été conçue pour gérer les flux de l’ensemble des documents qui circulent au sein d’une entreprise. Elle est donc un outil informatique performant et efficace pour l’échange d’informations et le travail collectif au sein d’une structure.
Logiciel GED : définition
Le logiciel GED est un outil informatique qui permet, sous la forme numérique, d’organiser, stocker et gérer les informations et les documents détenus au sein d’une entreprise. À ce titre, ce type de logiciel prend en charge la création de documents, le stockage et l’archivage de documents, le classement des informations et des documents, la recherche de documents, le contrôle d’accès aux informations et l’échange de documents entre utilisateurs.
Le métier est résumé ainsi par CDDOC, professionnel de la GED :
« Notre équipe structure, numérise et indexe vos documents selon le plan de classement déterminé. Votre historique numérisé est livré sur supports optiques ou accessible en ligne sur un serveur dédié et sécurisé. Génératrice d’économies, la dématérialisation de vos documents privilégie l’échange d’informations entre les collaborateurs et sécurise les données et documents importants de votre société. Source : CDDOC«
Il permet en outre d’intégrer numériquement des documents déjà existants sous format papier grâce à une numérisation par scanner. Cette fonction permet de limiter la circulation de documents papier.
Avantages de logiciels GED au sein des entreprises
L’utilité de ces logiciels n’est plus à démontrer. Ce type de logiciel a fait ses preuves et a facilité la gestion des documents au sein de nombreuses entreprises. Logiciel pour les notaires, les avocats, les commerçants : le logiciel GED est adapté à tous les métiers.
Ses avantages sont nombreux : il rend l’information et les documents accessibles à tous les utilisateurs et à tout moment, il offre une circulation minimale des documents papier et réduit ainsi le risque de perte d’informations. Bien plus encore, il propose de rassembler et d’organiser dans un dossier informatisé tous les documents papier qui circulent dans une entreprise. Enfin, ce logiciel permet de stocker, d’archiver et de sécuriser le stockage, l’archivage et la sauvegarde des données.