Le développement de l’administration électronique et les évolutions législatives relatives à la valeur juridique des documents électroniques ont entrainé une démocratisation de la numérisation électronique d’archives. A quelles problématiques répond cette démarche ? Quels sont les avantages des stratégies d’archivages pour les entreprises ? Web2mag fait le point.
Numériser pour mieux gérer les fonds documentaires
L’archivage électronique répond à des problématiques diverses. Elle offre par exemple à une entreprise les avantages suivants :
- Accès aux documents facilité
- Gestion des archives facilitée
- Préservation et valorisation des documents originaux
- Indexation des documents pour une recherche intuitive
- Réduction des coûts d’archivage
- Gestion des fonds documentaires pérenne sur des sites de conservation conformes aux normes en vigueur.
Les archives électroniques font référence : aux mails, documents de bureautiques, sauvegardes informatiques, documents sensibles et stratégiques, dossiers numérisés etc.
A qui confier la gestion externalisée des archives ?
Conformément aux articles L212-4, II et III du code du patrimoine, la conservation et la gestion externalisée des archives est réservée aux personnes morales ou physiques agréées à cet effet.
Le ministère de la culture a dressé une liste des prestataires agréés, parmi laquelle figure le groupe Everial fondé en 1989 et aujourd’hui l’un des premiers acteurs français dans le domaine. La société Everial est en effet agréée pour la conservation d’archives publiques courantes et intermédiaires, qu’il s’agisse de fonds documentaires ou de fonds sensibles et patrimoniaux.
Plus d’informations sur les services proposés par le Groupe Everial ici : http://www.everial.com/