La transition numérique et digitale que nous sommes en train de vivre influence profondément nos modes de fonctionnement. En effet, l’on a de plus en plus recours à des supports digitaux pour nos documents. D’ailleurs, il est désormais obligatoire de se plier à certaines règles en matière de numérisation : par exemple, les factures doivent désormais être sous forme numérique. Face à cette situation, certaines entreprises n’hésitent pas à dématérialiser tous les documents. Mais quels en sont les avantages ? On fait le point.
Dématérialiser ses factures : une obligation légale
La dernière loi des finances promulguée au cours de l’année 2022 a introduit une nouvelle obligation à laquelle doivent désormais se plier les entreprises françaises : celle de créer des factures électroniques.
En effet, à partir des années 2023 et 2024, il sera interdit, pour certaines entreprises assujetties à la TVA, de créer des factures papier. Il sera alors obligatoire de procéder à la dématérialisation des factures de son entreprise, et ce, pour respecter les dispositifs législatifs en vigueur. À noter que cette solution permet de bénéficier d’une meilleure organisation au niveau de sa comptabilité.
Améliorer son organisation et le classement de ses documents
La dématérialisation des documents possède un avantage de taille : celui d’améliorer son organisation et le classement de ses documents. En effet, il est bien plus facile de classer des documents électroniques que des documents papier.
À cela s’ajoute le fait que la numérisation des documents permet davantage de flexibilité d’un point de vue administratif. Il est par exemple plus facile d’envoyer une lettre recommandée électronique à partir de son ordinateur que de se déplacer à la poste. De la même manière, il est plus facile de remettre la main sur un document électronique que d’avoir à fouiller dans des archives pendant plusieurs heures pour mettre la main sur un document en particulier.
Un gain d’espace dans ses locaux d’entreprise
L’un des principaux avantages que représente la dématérialisation des documents est un gain d’espace évident au sein de ses locaux. En effet, conserver des documents papier demande de consacrer un espace à ses archives.
Or, en fonction de l’ancienneté de son entreprise, l’on se retrouve parfois avec plusieurs mètres cubes de documents papier qui peuvent alors encombrer ses bureaux et faire perdre de l’espace dans ses locaux d’entreprise. La dématérialisation de ses documents permet alors de gagner en espace au sein de son bureau ou de ses locaux d’entreprises.
Ainsi, dématérialiser ses documents possède de très nombreux avantages. Cela permet de respecter la loi, d’améliorer son organisation et de gagner en espace dans ses locaux d’entreprises.